外语学院党政办公室应围绕学校和学院的整体工作，明确岗位职能，保证工作质量，增强服务意识，认真履行岗位职责，强化分工明确下的整体合作，创造既机动灵活，又规范有序的工作氛围。

    一、岗位设置：

    1、 秘书 人事 财务 总务

    2、 教务 考务

    3、 图书 资料 档案

    二、队伍要求：

    要求具备良好的职业道德和业务素养，团结友爱，忠于职守，心胸开阔，爱岗敬业，热情待人。具备基本的业务能力和服务意识，能够担当兼岗值日的能力，工作运行采取首问责任人和兼岗值日人机制，

    三、工作职责：

    1、 秘书工作职责

    ⑴ 负责学院常规文件和文稿的起草及制作。

    ⑵ 收集信息，及时获取和反映群众中的问题和矛盾，准确反映情况并提出合理化建议，当好领导的参谋。

    ⑶ 组织和协调学院日常工作和活动。

    ⑷ 负责校内外各单位、各部门的联络工作。

    ⑸ 负责各类公文收发、批转及督办。

    ⑹ 负责学院印章、介绍信的管理。

    ⑺ 做好归档材料的移交。

    ⑻ 做好领导交办的其它工作。

    2、 人事工作职责

    ⑴ 建立学院人事信息数据库，制作和完成各类统计报表。

    ⑵ 负责学院教职工工作考勤，做好婚、丧、事、产、病、探亲等各类请假记录。

    ⑶ 了解各类人员的工资、津贴状况，及时做好调整工资、津贴时的填报、核查及落实工作。

    ⑷ 按学校和学院工作部署，做好考核、奖惩、聘任工作。

    ⑸ 办理教师资格、职称、职务等晋升申报核查工作。

    ⑹ 办理国内外人才引进和招聘选留工作。

    3、 财务工作职责

    ⑴ 保管学院事业费经费本并负责使用开票。

    ⑵ 记录学院内各类经费的使用情况，设置经费类目，详细做好明细帐。

    ⑶ 及时办理非常规费用的收取、上缴和结算，按时做好超工作量酬金等现金的发放。

    ⑷ 一旦发现不符合财务制度的报销或财务管理上的漏洞，及时向有关领导报告。

    ⑸ 定期进行帐目清理，每学期进行来往帐目计算，并上报学院的经费流向与结余。

    4、 总务工作职责

    ⑴ 建立固定资产帐目册，全面掌握教学办公用房和各类设备的使用情况。

    ⑵ 做好日常教学活动的后勤保障工作，负责购置、维护、管理好学院内的办公设备、办公家具、文具用品等，办理各类办公用品的登记发放。

    ⑶ 负责行政信函、书报、杂志的征订、收发，完成各类行文和教学材料的印刷、制作任务，关心、落实卫生及安全措施。

    ⑷ 保证办公设备和办公用房的完好，做好维修完善工作。

    5、 教务工作职责

    ⑴ 协助各系主任制定或修改教学计划，督促教学人员准时完成、递交教学任务书与教学日历表，并按学院工作计划进行教学跟踪。

    ⑵ 运用学校教学管理网络平台，分别做好学生成绩管理和课堂教学管理，做好成绩录入和数据处理。

    ⑶ 根据学校或学院的教学安排，及时完成各阶段教务管理工作，其内容有预定教材，编制教学班，设计和按排课程表，制作和发放教学班名册。

    ⑷ 收集课堂信息，了解教学动态，协调教学过程中产生的问题，处理常规事务，非常规事务及时与学院领导通气。

    ⑸ 维护及保管计划、安排、任务书、教学分析、成绩分析、毕业论文、学生成绩等各类教学资料和数据，并准时归档。

    ⑹ 管理学院内各层次、各专业的其它教学事务。

    6、 考务工作职责

    ⑴ 严格执行校院两级的考务规定，管理学院内各层次、各专业的课程考试。

    ⑵ 督促出卷老师按时、正确出卷，并注意试卷印刷前后的审核。

    ⑶ 按考务管理规定，负责其中、期末等各类常规考试的组织、落实、巡查。

    ⑷ 负责学院的教学跟踪，教学测评，发放学生考勤及成绩记录册并进行汇总登记。

    ⑸ 组织考场安排，落实主监考人员。

    ⑹ 负责做好考卷的装订与归档工作。

    7、 图书、资料、档案管理工作职责

    ⑴ 办理本学院师生的图书资料借用、阅览手续，保证图书资料的齐全、整洁、安全。

    ⑵ 定期清点整理书库，保证藏书正常运转。

    ⑶ 负责图书、资料的采集、编目，及时向主管领导提供增订、购买、保管最新书刊的意见，及时传发情报资料信息。

    ⑷ 负责学院各类文书材料的档案管理，做好教学、科研、行政等文书档案的收集、整理、保管。

    ⑸ 负责对各类档案的分类、编目、归档，努力使档案资料丰富、齐全，做好档案资料的使用和维护。

    ⑹ 负责档案库房清理，保证档案安全。

    8、 各岗位必须坚持职责相连责任共担的原则，应以良好的服务态度和工作质量为第一要素。加强作风培养，办公室每一个人都要以诚恳的态度，诚实的作风对待工作，以宽容的心态，友善的言行待人。要做到上下一致，言行一致，表里如一；要动手，动脑，肯干，巧干，要有全心全意为师生服务的精神，顾全大局，切实把各项工作做好。